Политика по обработке и защите персональных данных в Акционерном обществе «Ямальская железнодорожная компания»

1. Общие положения

1.1. Политика по обработке и защите персональных данных в Акционерном обществе «Ямальская железнодорожная компания» (АО «ЯЖДК») (далее – Политика) определяет основные принципы, цели, условия и способы обработки и защиты персональных данных, перечни субъектов и обрабатываемых в  АО «ЯЖДК» персональных данных, функции АО «ЯЖДК» при обработке персональных данных, права субъектов персональных данных, а также реализуемые в АО «ЯЖДК» требования к защите персональных данных.

1.2. Политика разработана с учетом требований Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в области персональных данных.

1.3. Положения Политики служат основой для разработки локальных нормативных актов, регламентирующих в АО «ЯЖДК» вопросы обработки и защиты персональных данных работников АО «ЯЖДК» и других субъектов персональных данных.

2. Законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, в соответствии с которыми определяется Политика по обработке и защите персональных данных в АО «ЯЖДК»

2.1. Политика по обработке и защите персональных данных в АО «ЯЖДК» определяется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – федеральный закон);
• Указ Президента Российской Федерации от 06 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. № 687 «Об утверждении Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 6 июля 2008 г. № 512 «Об утверждении требований к материальным носителям биометрических персональных данных и технологиям хранения таких данных вне информационных систем персональных данных»;
• постановление Правительства Российской Федерации от 1 ноября 2012 г. № 1119 «Об утверждении требований к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
• приказ ФСТЭК России от 18 февраля 2013 г. № 21 «Об утверждении состава и содержания организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных»;
• приказ Роскомнадзора от 05 сентября 2013 г. № 996 «Об утверждении требований и методов по обезличиванию персональных данных»;
• иные нормативные правовые акты Российской Федерации и нормативные документы уполномоченных органов государственной власти.

2.2. В целях реализации положений Политики в  АО «ЯЖДК» разрабатываются соответствующие локальные нормативные акты и иные документы, в том числе:

• Положение об обработке и защите персональных данных работников АО «ЯЖДК»;
• Порядок обработки и обеспечения режима защиты персональных данных работников АО «ЯЖДК»;
• Положение  о порядке организации и проведения работ по защите информации в АО «ЯЖДК»;
• иные локальные нормативные акты и документы, регламентирующие в АО «ЯЖДК» вопросы обработки и защиты персональных данных.

3. Основные термины и определения, используемые в локальных нормативных актах АО «ЯЖДК», регламентирующих вопросы обработки персональных данных

Персональные данные – любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

Информация – сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

Оператор – государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными.

Обработка персональных данных – любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

Автоматизированная обработка персональных данных – обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.

Предоставление персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.

Распространение персональных данных – действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.

Блокирование персональных данных – временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).

Уничтожение персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители.

Обезличивание персональных данных – действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.

Информационная система персональных данных – совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих  её обработку информационных технологий и технических средств.

4. Принципы и цели обработки персональных данных

4.1. АО «ЯЖДК», являясь оператором персональных данных, осуществляет обработку персональных данных работников АО «ЯЖДК» и других субъектов персональных данных, не состоящих с АО «ЯЖДК» в трудовых отношениях.

4.2. Обработка персональных данных в АО «ЯЖДК» осуществляется с учетом необходимости обеспечения защиты прав и свобод работников АО «ЯЖДК» и других субъектов персональных данных, в том числе защиты права на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, на основе следующих принципов:

• обработка персональных данных должна осуществляться на законной и справедливой основе;
• обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей;
• не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
• не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместимых между собой;
• обработке подлежат только те персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
• содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки;
• при обработке персональных данных должны быть обеспечены их точность и достаточность, а в необходимых случаях и актуальность сведений, предоставляемых субъектом персональных данных по отношению к целям обработки;
• хранение персональных данных должно осуществляться в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных;
• обрабатываемые персональные данные уничтожаются либо обезличиваются по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.

4.3. Персональные данные обрабатываются в АО «ЯЖДК» в целях:

• обеспечения соблюдения Конституции Российской Федерации, законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, локальных нормативных актов АО «ЯЖДК»;
• осуществления функций, полномочий и обязанностей, возложенных законодательством Российской Федерации на АО «ЯЖДК», в том числе по предоставлению персональных данных в органы государственной власти, в Пенсионный фонд Российской Федерации, в Фонд социального страхования Российской Федерации, в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования, а также в иные государственные органы;
• регулирования трудовых отношений с работниками АО «ЯЖДК» (содействие в трудоустройстве, обучение, обеспечение личной безопасности, контроль количества и качества выполняемой работы, обеспечение сохранности имущества);
• предоставления работникам АО «ЯЖДК» и членам их семей дополнительных гарантий и компенсаций, в том числе негосударственного пенсионного обеспечения, добровольного медицинского страхования, медицинского обслуживания и других видов социального обеспечения;
• защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъектов персональных данных;
• формирования справочных материалов для внутреннего информационного обеспечения деятельности АО «ЯЖДК»;
• исполнения судебных актов, актов других органов или должностных лиц, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве;
• осуществления прав и законных интересов АО «ЯЖДК» в рамках осуществления видов деятельности, предусмотренных Уставом и иными локальными нормативными актами АО «ЯЖДК» или третьих лиц, либо достижения общественно значимых целей;
• в иных законных целях.

5. Перечень субъектов, персональные данные которых обрабатываются в АО «ЯЖДК»

5.1. В  АО «ЯЖДК» обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов:

• работники   АО «ЯЖДК»;
• близкие родственники работников АО «ЯЖДК», кандидаты для приема на работу (соискатели), пенсионеры, состоящие на учете в АО «ЯЖДК», и их официальные представители, а также иные лица, чьи персональные данные стали известны в силу предоставления им со стороны АО «ЯЖДК»  социальных льгот, гарантий и компенсаций. 

6. Перечень персональных данных, обрабатываемых в АО «ЯЖДК»

6.1. Перечень персональных данных, обрабатываемых в АО «ЯЖДК», определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и локальными нормативными актами АО «ЯЖДК» с учетом целей обработки персональных данных, указанных в разделе 4 Политики.

6.2. Обработка специальных категорий персональных данных, касающихся расовой, национальной принадлежности, политических взглядов, религиозных или философских убеждений, интимной жизни в АО «ЯЖДК» не осуществляется.

7. Функции АО «ЯЖДК» при осуществлении обработки персональных данных

7.1. АО «ЯЖДК» при осуществлении обработки персональных данных:

• принимает меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения требований законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов АО «ЯЖДК» в области защиты персональных данных;
• принимает правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных;
• назначает лиц, ответственных за организацию обработки персональных данных в АО «ЯЖДК»;
• издает локальные нормативные акты, определяющие политику и вопросы обработки и защиты персональных данных в АО «ЯЖДК»;
• осуществляет ознакомление работников АО «ЯЖДК»,  непосредственно осуществляющих обработку персональных данных, с положениями законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов АО «ЯЖДК» в области персональных данных, в том числе требованиями к защите персональных данных;
• публикует или иным образом обеспечивает неограниченный доступ к настоящей Политике;
• прекращает обработку и уничтожает персональные данные в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных;
• совершает иные действия, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных.

8. Условия обработки персональных данных в АО «ЯЖДК»

8.1. Обработка персональных данных в АО «ЯЖДК» осуществляется с согласия субъектов персональных данных, если иное не предусмотрено федеральными законами.

8.2. АО «ЯЖДК» без согласия субъекта персональных данных не раскрывает третьим лицам и не распространяет персональные данные, если иное не предусмотрено федеральным законом.

8.3. АО «ЯЖДК» вправе поручить обработку персональных данных другому лицу на основании заключаемого с этим лицом договора. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных, обязано соблюдать принципы и правила обработки  персональных данных, предусмотренные законодательством РФ в области обработки и защиты персональных данных.

8.4. В целях внутреннего информационного обеспечения АО «ЯЖДК» может создавать внутренние справочные материалы, в которые с письменного согласия субъекта персональных данных, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации, могут включаться его фамилия, имя, отчество, место работы, должность, номера стационарных и мобильных рабочих телефонов, адрес корпоративной электронной почты, иные персональные данные, сообщаемые субъектом персональных данных.

8.5. Доступ к обрабатываемым в АО «ЯЖДК» персональным данным разрешается только работникам АО «ЯЖДК», занимающим должности, включенные в перечень должностей АО «ЯЖДК», замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных работников либо осуществление доступа к персональным данным работников.

9. Перечень действий с персональными данными и способы их обработки

9.1. АО «ЯЖДК» осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение персональных данных.

9.2. Обработка персональных данных в АО «ЯЖДК» осуществляется следующими способами:

• неавтоматизированная обработка персональных данных;
• автоматизированная обработка персональных данных с передачей полученной информации по информационно-телекоммуникационным сетям или без таковой.

10. Права субъектов персональных данных

10.1. Субъекты персональных данных имеют право на:

• получение информации, касающейся обработки их персональных данных в АО «ЯЖДК», в соответствии с Федеральным законом «О персональных данных»;
• доступ к своим персональным данным, включая право на получение копии любой записи, содержащей их персональные данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
• уточнение своих персональных данных, их блокирование или уничтожение в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки; 
• отзыв согласия на обработку персональных данных; 
• принятие предусмотренных законом мер по защите своих прав;
• осуществление иных прав, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

11. Меры, принимаемые АО «ЯЖДК» для обеспечения выполнения обязанностей оператора при обработке персональных данных

11.1. Меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения АО «ЯЖДК» обязанностей оператора, предусмотренных законодательством Российской Федерации в области персональных данных, включают:

• назначение лиц, ответственных за организацию обработки персональных данных в АО «ЯЖДК»;
• принятие локальных нормативных актов и иных документов в области обработки и защиты персональных данных;
• проведение методической работы с работниками подразделений АО «ЯЖДК», занимающими должности, включенные в перечень должностей АО «ЯЖДК», замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных работников либо осуществление доступа к персональным данным работников;
• получение согласий субъектов персональных данных на обработку их персональных данных, за исключением случаев,  предусмотренных  законодательством Российской Федерации;
• хранение и использование материальных носителей персональных данных, исключающих их хищение, подмену и уничтожение;
• осуществление внутреннего контроля за обеспечением режима защиты персональных данных в подразделениях АО «ЯЖДК»; 
• иные меры, предусмотренные законодательством Российской Федерации в области персональных данных. 

11.2. Меры по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных устанавливаются в соответствии с локальными нормативными актами АО «ЯЖДК», регламентирующими вопросы обеспечения безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных АО «ЯЖДК».

12. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов АО «ЯЖДК» в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных

12.1. Контроль за соблюдением подразделениями АО «ЯЖДК» законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов АО «ЯЖДК» в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных, осуществляется с целью проверки соответствия обработки персональных данных в  подразделениях АО «ЯЖДК» законодательству Российской Федерации и локальным нормативным актам АО «ЯЖДК» в области персональных данных, в том числе требованиям к защите персональных данных, а также принятых мер, направленных на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации в области персональных данных, выявления возможных каналов утечки и несанкционированного доступа к персональным данным, устранения последствий таких нарушений. 

12.2. Внутренний контроль за соблюдением в подразделениях АО «ЯЖДК» требований законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов АО «ЯЖДК» в области персональных данных, в том числе требований к защите персональных данных работников, осуществляется лицами, ответственными за организацию обработки персональных данных в подразделениях АО «ЯЖДК».

12.3. Внутренний контроль условий и соответствия обработки персональных данных Федеральному закону «О персональных данных» и принятым в соответствии с ним нормативным правовым актам, требованиям к защите персональных данных, настоящей Политике, локальным нормативным актам АО «ЯЖДК» осуществляется Комиссией, созданной организационно – распорядительным документом АО «ЯЖДК», состав которой определяется отдельным приказом Руководителя АО «ЯЖДК». Внутренний контроль осуществляется путем проведения периодических комиссионных проверок условий и соответствия обработки персональных данных в подразделениях АО «ЯЖДК», с периодичностью не реже 1 (одного) раза в 3 (три) года.

12.4. Персональная ответственность за соблюдение требований законодательства Российской Федерации и локальных нормативных актов АО «ЯЖДК» в области персональных данных в структурном подразделении АО «ЯЖДК», а также за обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных в указанных подразделениях возлагается на их руководителей.